מדריך לספקים עם לקוחות קבועים

לכל לקוח קבוע שלכם — מכולת, מסעדה, בית קפה, מאפייה, מפעל, רשת — יש משתמש משלו. הוא רואה את ההזמנות הקבועות שלו לימים הבאים, ומשנה אותן בעצמו עד שעת הסגירה שקבעתם: מוסיף, מוריד, משנה כמות.

מהרגע הזה ההזמנות נמצאות במערכת, והמערכת עושה איתן את כל השאר: הוראות ייצור למחר, רשימת אריזה לכל נהג לפי סדר התחנות בקו שלו, תעודות משלוח ממוספרות, וקובץ שנקלט בתוכנת הנהלת החשבונות.

מה שהיום עובר אצלכם בהודעות, בטלפונים בערב ובהקלדה ידנית — נעשה פעם אחת, במקום אחד, ונשאר מתועד: מי שינה, מה ומתי.

וכלל אחד שהמערכת שומרת עליו תמיד: הזמנה שלקוח או עובד כבר ערכו לא משתנה לבד. ההזמנה הקבועה ממלאת רק ימים שאף אחד עוד לא נגע בהם.

הפורטל מיועד לעסקים שיש להם קווי אספקה קבועים: לקוחות עסקיים שמזמינים שוב ושוב, ומשלוחים שיוצאים אליהם לפי קווים ונהגים. מאפייה, קונדיטוריה, מחלבה, ספק קמח וחומרי גלם — המוצר לא משנה, המודל כן.

הכול עובד מהדפדפן: הלקוח מהטלפון, הצוות במחשב ובנייד, הנהג מהטלפון בקו שלו. אין מה להתקין.

מתאים מאוד

פחות מתאים

שבע תחנות, מהרגע שהלקוח פותח את הטלפון בערב ועד שהקובץ נקלט בהנהלת החשבונות. כל תחנה היא מסך במערכת, ולכל מסך יש בעלים ברור.

1. הלקוח מזמין — מהטלפון, בלי לדבר עם אף אחד

   מי: הלקוח הקבוע · איפה: פורטל הלקוחות · מתי: עד שעת הסגירה שקבעתם

   הלקוח נכנס עם מספר הטלפון שלו וקוד בן 6 ספרות שאתם שולחים לו פעם אחת. הוא רואה רק את הימים שאפשר להזמין אליהם, רק את הפריטים שבמחירון שלו (בלי לראות מחירים של אף אחד), ואת הכמויות שכבר מוכנות בשבילו מהתבנית הקבועה.

   • משנה כמות, מוסיף פריט, מוריד פריט — ולוחץ "שמירה". מקבל אישור מפורט שנשאר על המסך.
   • יכול להזמין לכל יום בטווח שפתחתם (למשל 14 יום קדימה), לא רק למחר.
   • לקוח עם כמה סניפים עובר בין הסניפים במסך אחד.
   • אחרי שעת הסגירה היום ננעל, והלקוח רואה "נסגרה ונשלחה לייצור".
   • לקוח שמעדיף לא להשתמש בטלפון? המשרד מזין בשבילו (תחנה 2). המערכת עובדת גם במצב "משרד בלבד".

   המסך נבנה כך שבעל מכולת בן 60 יסתדר איתו מהפעם הראשונה: מסך אחד, כפתורים גדולים, פאנל מצב אחד שאומר בדיוק מה קורה עם ההזמנה.

   ההזמנות שלי ☰

   ג׳
   08

   ד׳
   09

   ה׳
   10

   ו׳
   11

   א׳
   13

   פיתה לבן (10)−12+

   לחמניה שומשום−4+

   חלה קלועה−6+

   + הוספת פריט

   ✓ נשמרה · אפשר לעדכן עד 20:00

   מסך ההזמנה של הלקוח (סכמה)
2. המשרד רואה הכול במסך אחד — ומטפל רק במה שחריג

   מי: בעל העסק, המשרד · איפה: המסך הראשי, הזנה מהירה, הזמנות יומיות

   המסך הראשי לא מציג את כל ההזמנות — הוא מציג מה חריג עכשיו ומה צריך לעשות: כמה הזמנות יש ליום האספקה הבא, כמה לקוחות פעילים עוד לא הזמינו, כמה זמן נשאר עד הסגירה, ומתחת — ההתראות.

   • התראות מופיעות רק כשיש ממצא: כמות חריגה מול הרגיל, ביטולים, פריט או יום מחוץ לתבנית של הלקוח, לקוח שלא נכנס כבר תקופה, הזמנות ללחם בלי יום הכנה. כל התראה נסגרת ב"טופל" — משותף לכל הצוות.
   • הזנה מהירה — להזמנות שמגיעות בטלפון: לקוח ⏎ תאריך ⏎ סבב ⏎ פריטים, בלי עכבר. הזמנה קיימת נטענת ומתעדכנת; חדשה נוצרת.
   • הזמנות יומיות — היום, מחר, השבוע: כל ההזמנות לפי סבב וקו, מי ערך ומתי, ביטול או שחזור עם היסטוריה מלאה.
   • הזמנות קבועות — התבנית של כל לקוח לכל יום בשבוע, עם הערות ליום. שינוי בתבנית מתעדכן מיד בימים שאף אחד עוד לא נגע בהם.

   ראשי — מה חריג עכשיו ומה צריך לעשות העסק שלכם

   48הזמנות למחר

   28טרם הזמינו

   6:01עד הסגירה

   157לייצוא

   פריט מחוץ לתבנית 2מכולת הכפר · מחר · סבב 1 · כוסמין 100% · 5 · טופל

   ביטולים 3קפה הרחוב · מחר · בוטלה על ידי הלקוח 07:20

   לקוחות שלא נכנסו 14 יום 1

   המסך הראשי במשרד (סכמה)
3. הייצור מקבל מספרים, לא ניחושים חבילת ייצור · למי שמייצר

   מי: מנהל הייצור, האופים · איפה: דוחות הייצור, הגדרות ייצור

   ברגע שהיום נסגר, המערכת מחשבת מההזמנות מה צריך להכין הלילה — לפי הכללים שלכם, לא לפי כללים שכתובים בקוד. מודולי הייצור הקיימים היום נבנו עבור מאפיות; ספק שלא מייצר בעצמו (למשל מפיץ קמח או חומרי גלם) פשוט מדלג על התחנה הזאת — ההזמנות עוברות ישירות לאריזה.

   • פיתות: כמה בצק מכל סוג, לפי גדלי המיקסרים והעיגולים שהגדרתם; הודעה מוכנה לעובדים.
   • מגשים (חלות, לחמניות, מאפים): כמה מגשים מכל קטגוריה, לפי יחידות-למגש שאתם קובעים לכל פריט.
   • לחמים: מחליף את האקסל של האופה — בצקים, מתכונים, לוח הכנה (איזה יום מכינים לאיזה יום, כולל הקפאה), חומרי גלם להיום, עמוד הדפסה לכל בצק. המערכת מתריעה על לחם שהוזמן בלי מתכון או בלי יום הכנה.
   • כל מודול נדלק בנפרד. עסק בלי לחמים פשוט לא רואה את מודול הלחמים; עסק בלי ייצור לא רואה אף אחד מהם.

   הוראות ייצור לחמים — לילה ד׳ 09/09 בצק: שיפון

   לחם	הוזמן	מעוגל
   שיפון כפרי	37	40
   שיפון אגוזים	22	30
   שיפון קימל (הקפאה ליום ב׳)	18	20

   סה"כ בצק62.4 ק"ג · מקדם ×3.2 מול מנת הבסיס

   קמח שיפון · מים · שאור · מלחלפי המתכון שלכם

   דוח ייצור (סכמה)
4. האורזים אורזים לפי סדר הנסיעה

   מי: האורזים · איפה: הכנת הזמנות

   מסך אחד לאורזים, בלי שום דבר שלא קשור אליהם: מה להכין למחר.

   • סיכום להכנה — לפי קבוצת פריטים: כמה מכל דבר, באריזות וביחידות. לחיצה על שורה מראה למי.
   • אריזה לפי לקוח — כרטיס לכל לקוח בסדר הנסיעה של הקו: קוד, שם, סבב, הפריטים לפי קבוצה, הערות לנהג, הערת ההזמנה. לקוח לדף בהדפסה.
   • אזהרה ברורה אם היום עדיין פתוח לשינויים — כדי שלא יארזו מוקדם מדי.
   • האורזים רואים רק את הקבוצות שרלוונטיות להם; ההרשאה למסך הזה נפרדת מכל השאר.

   אריזה לפי לקוח — חמישי 10/09 קו 4 · סבב 1

   1

   מכולת הכפר · 2291פיתה לבן 12 · לחמניה 4 אר׳ · חלה 6 — "להשאיר בדלת האחורית"

   2

   קפה הרחוב · 2329קרואסון 24 · בריוש 12

   3

   מסעדת הגן · 2601לחם שיפון 3 · פוקאצ׳ה 8

   רשימת אריזה בסדר הנסיעה (סכמה)
5. תעודות משלוח והחזרה — ממוספרות, מודפסות, נשלחות

   מי: המשרד · איפה: תעודות: הפקה מרוכזת, הפקה, עדכון, רשימה, הדפסה

   כל הזמנה הופכת לתעודת משלוח בלחיצה — אחת-אחת או לכל ההזמנות של הבוקר בבת אחת. התעודה היא תצלום של מה שיצא: פריטים, כמויות ומחירים כפי שהיו באותו רגע, ממוספרת ברצף שלכם, ולא ניתנת לעריכה אחרי ההפקה — תיקון מבטל ומפיק חדשה עם המספר הבא, כמו בכל תוכנה מסודרת.

   • הפקה מרוכזת: תאריך + סבבים + קווים → כל התעודות של הבוקר בפעולה אחת, בסדר הנסיעה, מוכנות להדפסה.
   • הפקה בודדת: לקוח → תאריך → סבב → ניפוק והחזרה באותו מסך, מהמקלדת בלבד. עמודת ניפוק = תעודת משלוח; עמודת החזרה = תעודת החזרה.
   • הדפסה: הלוגו ופרטי העסק שלכם, "מקור" ו"העתק", מספר עותקים לפי הלקוח, עם או בלי מחירים לפי הלקוח, ברקוד לרשתות שדורשות.
   • שליחה ללקוח: וואטסאפ או מייל בלחיצה אחת — קישור מאובטח וקובץ PDF, מהכתובת הרשמית של העסק. הלקוח רואה גם את "התעודות שלי" בפורטל.
   • ביטול ותיקון נשארים בהיסטוריה עם הסיבה; המספר לעולם לא ממוחזר.

   תעודת משלוח היא מסמך כספי. לכן כל הפקה נעשית בפעולה אחת בבסיס הנתונים — אין מצב של "חצי תעודה", ואין שני מספרים לאותה סחורה.

   מאפיית הדוגמה בע"מ
   השדה 10, אבן יהודה · ח.פ. 51-000000-0

   תעודת משלוח 200412
   מקור · חמישי 10/09/2026

   לכבוד מכולת הכפר (2291) · קו 4 · מיקום 1 · סבב 1

   קוד	פריט	כמות
   101	פיתה לבן (10)	12
   240	לחמניה שומשום	4
   310	חלה קלועה	6

   סיכום ביקורת22 יחידות

   נהג: שי · רכב 12-345-67חתימת לקוח ________

   תעודת משלוח מודפסת (סכמה)
6. הנהג בשטח — ואתם עדיין בשליטה פורטל נהגים

   מי: הנהגים; הבקרה — בעל העסק · איפה: פורטל הנהגים בטלפון; במשרד — רשימת התעודות וההתראות

   במקום פנקס ידני שחציו הולך לאיבוד, הנהג מקבל בטלפון את הקו שלו להיום בסדר הנסיעה, מקובץ לפי סבב — עם התעודה של כל תחנה, ניווט ב-Waze, ומי ביטל להיום.

   • שולח את התעודה ללקוח בוואטסאפ או במייל מהתחנה עצמה.
   • החזרה: הפריטים שהלקוח קיבל היום מוצעים לו, מקליד כמויות → תעודת החזרה אמיתית, ממוספרת, מיד.
   • תיקון: חוסר או תוספת בשטח → תעודה חדשה שמחליפה את הישנה, וההזמנה שמאחוריה מתעדכנת — כך שדוח ההזמנות ודוח התעודות תמיד נותנים אותו מספר.
   • תעודה חדשה ללקוח שלא היה לו משלוח היום, וביטול של תעודה שהוא עצמו הפיק — רק היום, ורק עם סיבה מרשימה שאתם מגדירים.
   • הנהג רואה כמויות בלבד — אף פעם לא מחירים. אין לו גישה למסכי המשרד.

   הבקרה במשרד: כל תעודה מהשטח מסומנת "שטח · שם הנהג", נכנסת לתור "טרם נבדקו", ומופיעה בהתראה במסך הראשי עד שסימנתם "נבדק". ביטולים של נהגים מופיעים בהתראה נפרדת עם הסיבה. דוח לפי נהג מראה משלוחים, תיקונים, החזרות ואחוז ההחזרות של כל נהג — ומייל יומי מזכיר מה עוד לא נבדק.

   היום · שי קו 4

   סבב 1 · קו 4 · 15 תחנות

   1

   מכולת הכפרתעודה 200412 · 22 יח׳ · ✅ נשלחה

   2

   קפה הרחובתעודה 200413 · 36 יח׳

   3

   מסעדת הגןביטל להיום

   4

   סופר המושבתעודה 200415 · 86 יח׳ · ↩️ החזרה

   💬 שליחה בוואטסאפהחזרה

   מסך "היום" של הנהג (סכמה)
7. דוחות והנהלת חשבונות — המספרים סוגרים

   מי: בעל העסק, הנהלת החשבונות · איפה: דוחות, ייצוא

   • דוח הזמנות — לפי פריט, לפי לקוח, לפי יום; כל מספר גדול לחיץ ומראה מאילו הזמנות הוא מורכב.
   • אספקה והחזרות — לכל לקוח: מה סופק, מה הוחזר, אחוז ובאיזה ימים; לכל פריט: "מה לא שווה למכור". לקוח שחוצה את סף ההחזרות שקבעתם קופץ בהתראה במסך הראשי.
   • ייצוא להנהלת החשבונות — התעודות (משלוחים, החזרות, ביטולים) יוצאות בקובץ שהתוכנה שלכם קולטת; היסטוריה של כל ייצוא עם הורדה חוזרת של אותם קבצים בדיוק. היום קיים מתאם לתוכנת "איכות"; מתאמים נוספים נבנים לפי הצורך.
   • ייצוא כל הנתונים לאקסל בכל רגע — לקוחות, פריטים, הזמנות, תעודות — קובץ אחד, גיליון לכל טבלה. הנתונים שלכם.
   • יומן אירועים — כל שינוי במערכת: מי, מה, מתי, לפני ואחרי.

   אספקה והחזרות — ספטמבר לפי לקוח

   לקוח	סופק	הוחזר	%
   מכולת הכפר	1,240	18	1.5%
   קפה הרחוב	860	9	1.0%
   סופר המושב	2,310	171	7.4%

   סף התראה5% — נקבע בהגדרות העסק

   דוח אספקה והחזרות (סכמה)

לכל עובד קבוצת הרשאה, ולכל קבוצה בדיוק המסכים שהיא צריכה. התפריט של כל אחד מציג רק מה שמותר לו; מה שלא מותר — לא קיים בשבילו, גם לא בכתובת ישירה.

העיקרון שהמערכת נבנתה לפיו: כל מספר, שעה וכלל שמשתנים מעסק לעסק הם הגדרה במסך, לא שורה בתוכנה. אתם משנים, זה נכנס לתוקף מיד, ואף אחד לא צריך "לעדכן גרסה".

הליבה היא תהליך שלם — מהזמנה ועד קובץ להנהלת חשבונות. הייצור ופורטל הנהגים הם תוספות שמדליקים כשצריך.

בכוונה לא בפורטל: חשבוניות, קבלות, כרטסות וסליקה.

ההקמה נעשית יחד איתנו, בסדר שמאפשר להתחיל לעבוד תוך ימים ולהוסיף מודולים בקצב שלכם. לא צריך להחליף שום דבר ביום הראשון.

1. פרטי העסק והלוגושם, כתובת, ח.פ, טלפון, מייל רשמי, לוגו. אלה יופיעו על כל מסמך.
2. לקוחות, פריטים ומחירוניםמקובץ אקסל שיש לכם היום, או ישירות במסך. לכל לקוח: טלפון לכניסה, מחירון, קו ומיקום בקו, סניפים אם יש.
3. כללי הסגירה והאספקהשעת סגירה, ימים לפני, ימי אספקה, סבבים, טווח הימים שהלקוח רואה.
4. הזמנות קבועותהתבנית של כל לקוח לכל יום בשבוע — מכאן המערכת ממלאת את הימים הבאים לבד.
5. משתמשים והרשאותהצוות, האורזים, הנהגים — כל אחד בקבוצה שלו.
6. פיילוט עם כמה לקוחותשולחים פרטי כניסה ל-5–10 לקוחות שנוח להתחיל איתם, שבוע-שבועיים. השאר ממשיכים בטלפון והמשרד מזין.
7. כל הלקוחותשולחים פרטי כניסה לכולם. מהיום הזה הפורטל הוא מקור האמת להזמנות.
8. תעודות משלוחביום קלנדרי ברור (תחילת חודש): מדליקים את המודול, קובעים את מספרי ההתחלה עם הנהלת החשבונות, ומפסיקים להפיק בתוכנה הישנה. לא שתי סדרות על אותה סחורה.
9. ייצור ונהגיםכשההזמנות והתעודות רצות בשקט — מדליקים את מודולי הייצור, ואחריהם פורטל נהגים: נהג אחד, קו אחד, שבוע, ואז כולם.